Welkom bij Docstream!
Wat is de makkelijkste manier om te beginnen met Docstream? We leggen het je in dit artikel uit.
1. Bestanden zoeken
Docstream is uiterst geschikt om snel je bestanden te vinden in plaats van dat we aan het zoeken zijn. In tegenstelling tot de Windows verkenner kijken wij niet in het bestand, maar zoekt Docstream alleen naar de meta-data. In de video kan je bekijken hoe je snel je bestanden kunt vinden.
2. Nieuwe Documenten tonen
Wekelijks worden er in jullie Docstream omgeving nieuwe bestanden geüpload. Natuurlijk krijg je alleen te zien welke bestanden voor jou bedoeld zijn, maar binnen Docstream is er ook een snelle functie om de laatste geüploade bestanden te tonen over een tijdsbestek die een ieder zelf kan bepalen. Kijk daarom eens onder de knop ‘Extra’s’ en dan ‘Instellingen’.
3. Favoriete mappen instellen
Binnen Docstream kan je favoriete mappen aanmaken, zodat je snel kan schakelen naar de informatie die voor jou relevant is. Het instellen van favoriete mappen kan er voor zorgen dat je ook je dagelijkse notificaties (onderdeel 9) en nieuwe documenten (onderdeel 2) meer inhoud kan geven.
4. Document uploaden en versiebeheer
Docstream is natuurlijk bedoeld om bestanden te plaatsen (lees: uploaden) om deze met een ieder te delen, zodat er vanaf 1 platform gewerkt kan worden en men altijd met de laatste versie werkt. In deze video worden meerdere mogelijkheden uitgelegd hoe men een document kan uploaden. Wil je direct vanuit Docstream werken middels wijzigen en publiceren? Dan is de video bij onderdeel 11 een absolute must om te kijken. Om te zien op welke manieren je bestanden kunt uploaden kijk je hieronder.
Als document management systeem is het natuurlijk van belang dat er ook versiebeheer zit in Docstream. In deze video worden verschillende manieren, tips en tricks uitgelegd hoe men een nieuwe versie kan uploaden en wat hier voor benodigd is om te doen.
5. Documentenlijst genereren
Tekeningenlijsten bijhouden behoort tot het verleden. Zolang alle documentatie op Docstream staat, kan een ieder hier zijn eigen documentenlijst in genereren.
6. QR-code stempelen
Altijd en overal zeker weten dat je met het laatste bestand werkt? Door een QR-code te plaatsen op een tekening/document kan je door deze te scannen er 100% van overtuigd zijn dat het de laatste versie betreft.
7. Commentaar op bestanden plaatsen
Niet een nieuwe versie, maar een bestand toch voorzien van opmerkingen? Hier heeft Docstream de commentaar functie voor. Door het plaatsen van commentaar creëer je geen nieuwe versie, maar geef je wel aan op welke versie je commentaar hebt. Zodoende is de gehele bestandsevolutie inzichtelijk in 1 oogopslag.
8. Berichten versturen
Naast de dagelijks notificaties vanuit Docstream is het ook mogelijk gepushte berichten te versturen vanuit Docstream. In deze video wordt er kort en bondig gekeken naar de verschillende mogelijkheden van de berichten functie. Wil je nog meer weten over de berichten functie, kijk dan ook even naar hoofdstuk 10.
Het is ook mogelijk om met Docstream veilig grote bestanden te versturen, in de onderstaande video zie je precies hoe dat werkt.
9. Informatie behoefte zelf instellen
Dagelijks worden we overspoeld met informatie en vaak ook informatie die niet relevant is. Binnen Docstream is het mogelijk om persoonlijke instellingen aan te passen.
10. Uitgebreide instructie Docstream
Deze video is een complete instructie in het gebruik van Docstream. Ja, 47 minuten zonder reclame blokken, maar dan weet je wel echt alles wat betreft het gebruik van Docstream.