Hoe stel ik een automatisch Documentnummer in?

Formaat beheer

Met het Data type documentcalculatedformat kan je een uniek, automatisch gegenereeerd documentnummer of naam meegeven aan documenten. Het documentcalculatedformat maak je aan in 8.9 Beheer dynamische velden en stel je in met het Documentnummering venster. Hier kan je selecteren welke documenteigenschappen van een document hiervoor worden gebruikt. Er kan alleen worden gekozen uit eigenschappen die behoren tot dezelfde metadata set als het documentnummer. 

1. Klik bij de Speedbuttons onder Extra op Formaat beheer.
   Het Documentnummering venster wordt geopend.
   
   
   
   

   Documentnummering van mappen instellen 

2. Selecteer de Eigenschap die je wil instellen. 
3. Vul de Lengte van het volgnummer (het maximum aantal cijfers) in.
   
   
   In het Bepaal volgorde van velden veld heb je de mogelijkheid om de indeling van de documentnummering in te stellen.
4. Klik onder Dynamische velden op de naam van een van de Dynamische velden die je aan het Bestandsnaam formaat wil toevoegen, houdt de linkermuisknop ingedrukt en sleep het veld naar het veld onder Documenten.
5. Klik op één van de leestekens, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep het teken naar het veld onder Documenten.
   

6. Klik op het kruis achter een Dynamisch veld of leesteken om deze te verwijderen.

7. Klik op het prullenbak icoon om alle Dynamische velden en leestekens te verwijderen.
   
   

8. Klik op Maak een eigen tag om een eigen tag aan te maken. 

9. De combinatie van Dynamische velden en leestekens vormen samen de Documentnummering. Onder Voorbeeld van Bestandsnaam zie je een voorbeeld van hoe die er op dit moment uitziet. 

10. Klik rechtsonder in het venster op Opslaan.
    Het Documentnummering venster wordt gesloten.
    
    
    

Documentnummering van projectmappen instellen 

1. Klik bij de Speedbuttons onder Extra op Formaat beheer.
   Het Documentnummering venster wordt geopend.
2. Selecteer de Eigenschap die je wil instellen. 
3. Vul de Lengte van het volgnummer (het maximum aantal cijfers) in.
4. Klik onder Bepaal volgorde van velden op het Projecten tabblad.
   
   
   
   
5. Volg stap 4 t/m stap 9 van Documentnummering van mappen instellen.
6. Klik onder Project velden op de naam van een van de Project velden die je aan het Bestandsnaam formaat wil toevoegen, houdt de linkermuisknop ingedrukt en sleep het veld naar het veld onder Projecten.
   
   
7. Klik rechtsonder in het venster op Opslaan.
   
   
   Het Documentnummering venster wordt gesloten.