Hoe maak ik een nieuw metadata item aan in Prostream?

Metadata items aanmaken

Metadata zijn gegevens (data) die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, het aantal pagina’s en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld. Het expliciet opslaan van metadata bij relevante data in digitaal formaat, heeft als voordeel dat die data makkelijker gevonden kunnen worden.

Met metadata geef je documenten waardevolle context. Door middel van sets kan je zorgen dat alle documenten in een map voorzien kunnen worden van extra eigenschappen (items) die relevant zijn voor jouw workflow. Het aanmaken van een nieuwe metadata set gaat als volgt:


1. Metadata item aanmaken vanuit Mijn Overzicht
Klik in je beginscherm in Mijn Overzicht op het icoontje van Beheer en vervolgens op het icoontje van Metadata (pijl omlaag).

- Kies voor Nieuw meta data item.
- Geef het item een naam en vul eventueel een omschrijving in.
- Kies wat voor type item het is: Datum, Getal, Keuze, Ja/Nee, Status (bijv. in behandeling, te voltooien, afgerond) of Tekst.
- Klik vervolgens op Opslaan en je nieuwe metadata item is aangemaakt. 


2. Metadata item aanmaken vanuit een project
Kies het project waaraan je een metadata item wil toevoegen. Klik op Beheer en vervolgens op het Metadata-icoontje. Volg nu dezelfde stappen als hierboven omschreven. Je metadata item is nu van toepassing op je projectmappen.