Het toekennen of afnemen van rechten in Prostream kan op twee verschillende manieren.
Rechten toekennen vanuit bestanden
1. Navigeer naar een project waarin je gebruikersrechten wilt aanpassen.
2. Klik op Bestanden.
3. Ga met je muis op een map staan waarbinnen je de rechten van een gebruiker wilt aanpassen en klik nu op Bewerk toegang. Je ziet nu een overzicht van de huidige projectleden.
4. Je ziet nu een overzicht van de huidige projectleden en de rechten die het projectlid heeft. Selecteer het projectlid waarvan jij de rechten wil aanpassen en vink aan of uit wat hij/zij mag zien en doen.
Wil je in een keer alle rechten van een groep wijzigen? Selecteer dan de groep in plaats van een gebruiker. De stappen zijn hetzelfde.
Rechten toekennen vanuit jouw organisatie
Als je in een keer voor meerdere mappen de rechten wil toekennen aan verschillende personen, doe je dat het makkelijkste via Mijn organisatie.
1. Klik op het project waarin je gebruikersrechten wilt aanpassen.
2. Klik op Collega's.
3. Selecteer bij Persoon diegene van wie je de gebruikersrechten wilt aanpassen. Je ziet nu een overzicht van mappen waar hij/zij toegang tot heeft.
4. Vink nu - eventueel bij meerdere mappen - aan en uit wat hij/zij mag zien en/of doen.
Van links naar rechts kun je aangeven of iemand nieuwe (sub)mappen mag aanmaken, mappen mag bewerken of bewerken. Selecteer ook of een gebruiker een nieuw(e versie van) een document mag uploaden, een document mag bewerken, definitief mag maken of goed mag keuren.
Wanneer een gebruiker geen rechten heeft om een document te bewerken, kan diegene ook geen bestanden openen in PDFtron omdat daar ook bewerkingstools in zitten.
Een groen groeps-icoon bij een machtiging laat zien dat deze gebruiker gemachtigd is omdat deze gebruiker lid is van een groep die een machtiging op de map heeft gekregen. Wil je weten welke rechten een gebruiker definitief heeft? Kies dan voor Toon definitieve rechten.
Mappen en submappen
Standaard krijgt een gebruiker voor de submappen dezelfde rechten als diegene heeft voor een hoofdmap. Dit kun je uitzetten door middel van het schuifje helemaal aan de rechterkant van het rechtenoverzicht. Door het schuifje aan te zetten, kun je alleen voor die submap andere rechten instellen. Dit is alleen nodig wanneer je restrictievere rechten wil instellen op die submap.
Wil je de rol wijzigen van een Prostream gebruiker?
Als administrator in Prostream kun je projecten aanmaken, rechten van andere gebruikers bewerken, metadatasets maken en nieuwe gebruikers toevoegen. Een gebruiker kan alleen gegevens inzien en nieuwe (versies van) bestanden uploaden.
1. Ga via het linkermenu naar Collega's (organisatieniveau) of Projectleden (projectniveau).
3. Selecteer de betreffende gebruiker en klik op Rollen wijzigen.
4. Kies nu een nieuwe rol: administrator of gebruiker.
5. Klik op Opslaan en de rol is gewijzigd.
