Release #43
Filteren op metadata
Het is vanaf nu mogelijk om binnen zoekopdrachten te filteren op metadata. Bij het toevoegen van filters zijn er nu zes extra types:
- Datum
- Ja/Nee
- Getal
- Keuze
- Tekst
- Status
Bij het aanklikken van een van de opties, laat Prostream alle metadatavelden zien van het gekozen type. Wanneer er gekozen wordt voor het type 'Status', kijkt Prostream in welke metadatasets een veld zit van het type 'Status'. Vervolgens selecteer je een van de opties, waarna er specifieke waarden te selecteren zijn. Deze waarde wordt vervolgens gebruikt als filter binnen de zoekopdracht.
Voorbeeld: Er moet gefilterd worden op documenten met de status Definitief. Na de selectie van het veld Status presenteert Prostream drie opties; Documentstatus, Projectstatus en Status overig. Dit zijn de drie statusvelden die worden gebruikt in metadatasets. Na het selecteren van Documentstatus, presenteert Prostream twee opties; voorlopig en definitief. Na het selecteren van definitief wordt het filter toegevoegd. Alleen bestanden die aan het filter voldoen, worden getoond en het gekozen veld wordt getoond in het resultatenoverzicht.
Daarnaast kun je nu ook metadata gebruiken in opgeslagen zoekopdrachten en bij het instellen van notificatie-e-mails. Ook kan metadata gebruikt worden om een gedetailleerde export te maken vanuit het zoekscherm, zoals te lezen in de kennisbank.
Verplichten van Single-Sign-On (SSO)
Naast het gebruiken van SSO om in te loggen, is het nu mogelijk het gebruik van SSO verplicht te maken voor gebruikers binnen jouw organisatie. Het activeren van deze instelling doe je hier binnen Prostream. Dit is enkel beschikbaar voor organisatie-administrators die zelf door middel van SSO zijn ingelogd. Op het moment dat het gebruik van SSO verplicht wordt, worden gebruikers die niet met SSO ingelogd zijn direct uitgelogd, en kunnen zij vervolgens alleen nog met SSO inloggen.
Wijzigen en publiceren
Met wijzigen en publiceren bewerk je bestanden op jouw eigen computer, terwijl het bestand is vergrendeld in Prostream. Hiermee voorkom je dat er twee versies naast elkaar gaan bestaan omdat iemand anders gelijktijdig hetzelfde bestand bewerkt.
Na het selecteren van een bestand, zie je een venster met uitleg en de mogelijkheid om het bestand te downloaden. Hierna kun je het bestand op jouw computer bewerken. Let er hierbij op dat je de bestandsnaam niet wijzigt. Kies vervolgens Publiceren om een nieuwe versie van het bestand te uploaden. Het document wordt automatisch direct ontgrendeld.
Bestanden kunnen ontgrendeld worden door beheerders of degene die het bestand bewerkt. Door met je muis over het slotje te gaan, kun je zien wie het bestand heeft vergrendeld.
Belangrijk: Het wijzigen en publiceren door middel van een installeerbare Prostream client is onderdeel van de Prostream roadmap.