Metadata zijn gegevens (data) die de karakteristieken van jouw documenten in Prostream laten zien.
Metadata zijn gegevens (data) die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata over een bepaald document kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, het aantal pagina’s en de taal waarin het document is opgesteld. Het expliciet opslaan van metadata bij bepaalde data in digitaal format, heeft als voordeel dat die data makkelijker gevonden kunnen worden.
Met metadata geef je documenten waardevolle context. Door middel van sets zorg je dat alle documenten in een map voorzien worden van extra eigenschappen (items) die relevant zijn voor jouw project.
Geen sets zonder items
Items zijn de aparte gegevens die iets zeggen over jouw bestand(en). Creëer items om metadata sets te kunnen maken en koppel deze aan je mappen en documenten. Zo ben je in staat eigen informatie toe te voegen en mappen en documenten nog meer eigen te maken.
Een metadata item is een veld met een bepaald type waarde. Denk aan bijvoorbeeld een getalveld, datumveld of tekstveld. In Prostream heb je een aantal type items: datum, getal, ja/nee-optie, keuze, status en tekst. Bij het aanmaken van een nieuw metadata item kies je welk type op jouw item van toepassing is.
Metadata items zijn noodzakelijk om een metadata set aan te kunnen maken.
Je kunt items hergebruiken in verschillende sets! Zo hoef je maar eenmalig een nieuw item aan te maken.