In Prostream vind je niet alleen de meest recente versie van een document, maar ook alle vorige versies.
In jouw documentenoverzicht zie je een getal staan dat aangeeft welk versienummer de meest recente is. Door op het bestand te klikken en onderin het Versiebeheer-scherm open te klappen, zie je wat de eerdere versies van een document waren.
Versie(s) toevoegen
Er zijn twee manieren om een nieuwe versie van een bestand te uploaden.
Klik met de rechtermuisknop op het bestand waarvan je een nieuwe versie wil uploaden en kies voor Upload nieuwe versie. Je kunt ook in het uploadscherm aangeven van welk bestaand document het bestand een nieuwe versie is.
Je kunt ook de nieuwe versie uploaden en slepen naar het versiescherm van de oude versie, zoals je hierboven ziet.
Verschillende versies met elkaar vergelijken
Dankzij het ingebouwde PDFtron is het mogelijk om verschillende versies van een PDF-bestand te vergelijken.
- Open een versie van het bestand met PDFtron door op het oogje in het zijpaneel te klikken.
- Open het zijpaneel.
- Ga naar de instellingen (het tandwiel).
- Kies hier voor een eerdere versie en een versie die je daar overheen wil leggen. Gebruik de vinkjes om aan te geven of je ook annotaties van de versies met elkaar wil vergelijken.
Versies verwijderen
Het is nu mogelijk om individuele versies van een document te verwijderen. Hierbij wordt het specifieke versienummer verwijderd, en wordt er verder genummerd vanaf de verwijderde versie. Versies worden verwijderd door met de rechtermuisknop te klikken op de versie en te kiezen voor verwijder versie. Deze actie wordt ook in de log van het document vastgelegd.
Voorbeeld 1: een document heeft vier versies: 1 t/m 4. Versie 4 wordt verwijderd. Als je vervolgens een nieuwe versie upload, krijgt deze versie nummer 5. Het resultaat is dat het document voortaan versie 1, 2, 3 en 5 heeft.
Voorbeeld 2: een document heeft maar één versie. Deze enige versie wordt verwijderd. Het resultaat is dat het document nul versies heeft, en daarmee een verwacht document wordt.